Εάν το απομακρυσμένο IT είναι εδώ για να μείνει, πώς μπορούν οι CIO να το κάνουν να λειτουργήσει;

Πολλοί CIO ρωτούν: το Remote IT είναι εδώ για να μείνει ή η πλειοψηφία του προσωπικού IT θα επιστρέψει τελικά στο γραφείο; Τουλάχιστον βραχυπρόθεσμα, τα πιο σχετικά ερωτήματα μπορεί να είναι, πόσο παραγωγικό μπορούμε να περιμένουμε ότι θα είναι το τηλεπικοινωνιακό σύστημα πληροφορικής, πώς μπορούν οι CIO να διασφαλίσουν την παραγωγικότητά τους και ποιες μετρήσεις πρέπει να εξετάσει το ΙΤ για να μετρήσει την αποτελεσματικότητά τους;

Σε αυτό το άρθρο, θα ρίξουμε μια ματιά σε αυτές τις ερωτήσεις και μερικές άλλες, με στόχο να βοηθήσουμε τους CIO να σχεδιάσουν τι θα επεκταθούν και θα διευρυνθούν οι απαιτήσεις για την απομακρυσμένη πληροφορική.

Είναι το Remote IT μια μακροπρόθεσμη τάση;

Η απομακρυσμένη εργασία είναι παρούσα με πολλές μορφές εντός της πληροφορικής εδώ και χρόνια, λόγω περιορισμών χώρου, μεγαλύτερης ανάγκης για ευελιξία χώρου γραφείου, δυνατοτήτων αποκατάστασης καταστροφών, υψηλών ταξιδιωτικών απαιτήσεων, κινήτρου για την προσέλκυση σπάνιων δεξιοτήτων, μεταξύ άλλων λόγων. Πολλοί οργανισμοί πληροφορικής σήμερα έχουν δηλώσει στόχους απομακρυσμένων εργαζομένων. Σε αυτές τις περιπτώσεις, τα εργαλεία απομακρυσμένης συνεργασίας, όπως η τηλεδιάσκεψη και η διαδικτυακή διάσκεψη, είναι συνήθως ήδη καθιερωμένα σε αυτές τις εταιρείες. Αυτό που είναι μοναδικό για το COVID-19 είναι οι ανάγκες χωρητικότητας αυτών των λύσεων, οι οποίες έχουν αλλάξει από την ανάγκη εξυπηρέτησης ενός μικρού ποσοστού του προσωπικού πληροφορικής μιας εταιρείας σε σχεδόν όλους τους εργαζόμενους στον τομέα της πληροφορικής.

Αυτή η απαίτηση, ωστόσο, δεν είναι επίσης εντελώς νέα. Είναι περισσότερο μια επιτάχυνση μιας ήδη υπάρχουσας καμπύλης προς πιο ψηφιακούς και απομακρυσμένους τρόπους εργασίας. Το Remote IT θα συνεχίσει να είναι μια τάση στην εργασία πληροφορικής και οι οργανισμοί θα πρέπει να επικεντρωθούν περισσότερο στην ικανότητα, την ικανότητα και την ικανότητα να είναι «ελαστικοί» με αυτές τις λύσεις.

Σε όλες τις επιχειρήσεις, ο COVID-19 έχει επιταχύνει τις προτεραιότητες για την ψηφιοποίηση και τον ψηφιακό μετασχηματισμό. Το IT έχει έναν μοναδικό φακό για τα προβλήματα, τις λύσεις και τις ευκαιρίες που παρουσιάζει αυτή η επιτάχυνση. Καθώς η πληροφορική είναι και υπήρξε πρώιμος υιοθέτης και ενεργοποιητής αυτού του επιχειρηματικού προτύπου. Αυτά τα πρότυπα εργασίας και η μετάβαση σε όλο και περισσότερους ψηφιακούς τρόπους επιχειρηματικής δραστηριότητας, έχουν ήδη αποδειχθεί επιτυχημένα, και η απόδοση επένδυσης (ROI) και η ταχύτητα με την οποία μπορεί να κινηθεί ένας οργανισμός θα βελτιωθούν μόνο με περαιτέρω κλίμακα και υιοθέτηση.

Ποιες μετρήσεις πρέπει να λάβουν υπόψη οι CIO για να μετρήσουν την απομακρυσμένη αποτελεσματικότητα της πληροφορικής;

Ενώ ορισμένες παραδοσιακές μέθοδοι αξιολόγησης της απόδοσης του εργατικού δυναμικού εξακολουθούν να ισχύουν, για παράδειγμα, ο χρόνος εργασίας έναντι των υπερωριών, η διατήρηση ταλέντων και η φθορά, τα πράγματα σίγουρα αλλάζουν όταν εξετάζουμε τους απομακρυσμένους εργαζόμενους.

Οι νέες μετρήσεις που εξισορροπούν τις επιχειρηματικές ανάγκες και τα αποτελέσματα με την ευημερία και την εμπειρία των εργαζομένων πρέπει να θεωρούνται ως θολές οι γραμμές μεταξύ της επαγγελματικής και της προσωπικής ζωής. Μερικοί βασικοί τομείς μέτρησης που πρέπει να ληφθούν υπόψη είναι:

• Πώς να παραμείνετε συνδεδεμένοι με τη φωνή των υπαλλήλων σας σε ένα απομακρυσμένο περιβάλλον. Πώς θα μετρήσετε την εμπειρία τους; Οι υπάλληλοί σας αντιμετωπίζουν προβλήματα υλικού, δικτύου, συστημάτων ή άλλες διακοπές κατά τη διεξαγωγή εργασιών εξ αποστάσεως;
• Παρέχετε τα ίδια αποτελέσματα, σχέσεις και ικανοποίηση με τους πελάτες με ένα απομακρυσμένο κατανεμημένο εργατικό δυναμικό;
• Έχετε νέα και ενεργά κανάλια σχολίων για τους υπαλλήλους και τους πελάτες σας; Για παράδειγμα, τακτικά και πιο συχνά βίντεο check-in και 1:1 για να γεφυρωθεί το χάσμα. Συνδέεστε μόνο κατά τη διάρκεια τακτικών προγραμματισμένων συσκέψεων ή αφιερώνετε χρόνο για να «πέφτετε» σχεδόν στο απομακρυσμένο γραφείο τους από καιρό σε καιρό;
• Μετράς με απομακρυσμένη ταχύτητα; Μπορείτε να αυξήσετε την ορατότητα των μετρήσεων σε μια προβολή πιο σε πραγματικό χρόνο για να διασφαλίσετε ότι όλοι μπορούν να δουν μια κατάσταση σε πραγματικό χρόνο; Για παράδειγμα, χρησιμοποιείτε εργαλεία διαδικτυακής συνεργασίας για να διατηρήσετε το περιεχόμενο/ενημερώσεις της ομάδας και του πελάτη σας δυναμικό έναντι της αποστολής ασύγχρονων ενημερώσεων μέσω συνημμένων στο email;
• Οι ομάδες σας χρησιμοποιούν τα απομακρυσμένα εργαλεία και τα εργαλεία συνεργασίας σας; Πόσα λεπτά το μήνα χρησιμοποιούν οι ομάδες σας Teams, Chime, Zoom ή WebEx. Κάποιοι μένουν πίσω; Τι μπορείτε να κάνετε για να βελτιώσετε την υιοθεσία και να διασφαλίσετε ότι όλοι συνεργάζονται;
• Τα καταφέρνετε σε μια οικονομία εργασίας που βασίζεται στα αποτελέσματα έναντι μιας οικονομίας εργασίας που βασίζεται στον χρόνο; Τα αποτελέσματα, οι εργασίες που έχουν ολοκληρωθεί και η ποσότητα της εργασίας πρέπει να λαμβάνονται υπόψη πάνω από το χρόνο εργασίας. Τα αποτελέσματα και η αποτελεσματικότητα είναι το νόμισμα της εξ αποστάσεως εργασίας.

Ποιες είναι οι κορυφαίες προκλήσεις της διαχείρισης ενός απομακρυσμένου προσωπικού πληροφορικής;

Η διαχείριση των απομακρυσμένων υπαλλήλων έχει τις δικές της ξεχωριστές προκλήσεις. Παραδείγματα αυτών των προκλήσεων είναι:

• Διασφάλιση παραγωγικότητας – Για να αντιμετωπιστεί αυτή η πρόκληση πρέπει να υπάρχει ισχυρή εστίαση και σαφής επικοινωνία για τα ατομικά και ομαδικά παραδοτέα και την ταχύτητα, την ποιότητα και την ολοκλήρωση των εργασιών.
• Διατήρηση προσωπικών συνδέσεων και επικοινωνίας – Η οικοδόμηση εμπιστοσύνης και εμπιστοσύνης, καθώς και κουλτούρας, σε ένα απομακρυσμένο εργατικό δυναμικό μπορεί να είναι πρόκληση. Το κλειδί εδώ είναι να επικοινωνείτε καλά και συχνά. Τακτικά check-in, one-to-one, βοηθώντας τους υπαλλήλους να λύσουν προβλήματα και εμπόδια για να τους βοηθήσουν να παραμείνουν αποτελεσματικοί, καθώς και ανατροφοδότηση 360 μοιρών είναι μερικές από τις δραστηριότητες που πρέπει να γίνονται τακτικά.
• Σημαντική είναι επίσης η διασφάλιση της σαφήνειας και της έγκαιρης επικοινωνίας για να διασφαλιστεί ότι τόσο οι ομάδες όσο και τα άτομα έχουν ένα πλαίσιο ως προς το πού εντάσσονται οι προσπάθειές τους σε ευρύτερες εργασιακές προσπάθειες, οδηγίες και στρατηγικές.

Η ηγεσία θα πρέπει επίσης να χρησιμοποιεί πολλούς τρόπους, όχι μόνο για να αλληλεπιδρά εξ αποστάσεως, αλλά και να επικοινωνεί με τους υπαλλήλους της (φωνή, κείμενο, βίντεο, εφαρμογές συνεργασίας και μέσα κοινωνικής δικτύωσης).

Ποια είναι τα πιο αποτελεσματικά εργαλεία και στρατηγικές για απομακρυσμένα στελέχη πληροφορικής;

Υπάρχουν πολλά εργαλεία συνεργασίας, επομένως είναι επιτακτική ανάγκη να υπάρχει σαφήνεια σχετικά με τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται και πώς αυτά τα εργαλεία πρέπει να χρησιμοποιούνται μαζί. Θα πρέπει να καταβληθούν προσπάθειες για τη στρατηγική συγκέντρωση σε λίγα. Αυτό ελαχιστοποιεί τα κανάλια επικοινωνίας που πρέπει να χρησιμοποιούν οι υπάλληλοί σας και διασφαλίζει ότι είναι πιο διαισθητικό για το τι πρέπει να χρησιμοποιείται πότε.

Αυτό θα βελτιώσει την υιοθέτηση, η οποία είναι το πιο σημαντικό μέρος για να διασφαλιστεί ότι οι ομάδες επικοινωνούν και εργάζονται αποτελεσματικά. Πράγματα όπως: Skype, Teams, Zoom, Google Hangout, Slack, GoToMeeting, WebEx, Salesforce, ServiceNow, email, κοινόχρηστα έγγραφα, ακόμη και εργαλεία κειμένου και κοινωνικών μέσων όπως το Facebook, το WhatsApp, το Twitter Instagram, όλα μπορούν να βοηθήσουν στο ξεκλείδωμα της συνεργασίας, της ομαδικότητας, επικοινωνία και ευαισθητοποίηση, αλλά πρέπει να βοηθήσετε την ομάδα σας να καταλάβει πώς και πού να συντονιστεί.

Είναι η ασφάλεια ένα σημαντικό μειονέκτημα για το μόνιμο απομακρυσμένο εργατικό δυναμικό πληροφορικής;

Η ασφάλεια μπορεί να είναι μια πρόκληση, αλλά μια πρόκληση που μπορεί να ξεπεραστεί. Οι απομακρυσμένοι υπάλληλοί σας πρέπει να περιβάλλονται από συστήματα ασφαλείας, όχι μόνο για τον τρόπο που λειτουργούν ψηφιακά, αλλά και φυσικά. Γενικά, τα σύγχρονα ψηφιακά εργαλεία απομακρυσμένης εργασίας έχουν αντιμετωπίσει τις θεμελιώδεις απαιτήσεις ασφάλειας για την εξ αποστάσεως εργασία.

Αλλά, τι έχετε προσφέρει στους απομακρυσμένους υπαλλήλους σας για να διασφαλίσετε τη φυσική ασφάλεια; Για παράδειγμα, τι συμβαίνει με αυτό το έγγραφο που μόλις εκτυπώθηκε όταν δεν είναι πλέον απαραίτητο; Ποιες είναι οι πολιτικές της εταιρείας σας σχετικά με τα φορητά μέσα, τον κωδικό πρόσβασης και την ασφάλεια της συσκευής; Είναι οι υπάλληλοί σας εκπαιδευμένοι και γνωρίζουν πώς να προστατεύουν όχι μόνο τον εαυτό τους αλλά και την εταιρεία σε ένα απομακρυσμένο εργασιακό περιβάλλον;

Είναι το Remote IT το πρώτο βήμα για ένα πλήρως αυτοματοποιημένο περιβάλλον πληροφορικής;

Ορισμένα περιβάλλοντα προσφέρονται καλύτερα στον αυτοματισμό (απομακρυσμένο/μη απομακρυσμένο) από άλλα. Ακριβώς όπως ορισμένοι τύποι εργασίας προσφέρονται για σύγχρονα ή ασύγχρονα πρότυπα εργασίας.

Σε ένα ψηφιακό περιβάλλον, ο αυτοματισμός θα πρέπει να θεωρείται θεμελιώδης τρόπος εξέλιξης της εργασίας και θα πρέπει να μετράται, να απελευθερώνεται και να βελτιώνεται συνεχώς. Ο αυτοματισμός θα πρέπει να μετράται και να αναφέρεται ως βασικός δείκτης απόδοσης που επικεντρώνεται σε κάθε επιχειρηματικό τομέα με μετρήσεις όπως: Πόσο συχνά χρησιμοποιείται ο αυτοματισμός; Ποια είναι η απόδοση που επιτυγχάνεται κάθε φορά που χρησιμοποιείται κάθε αυτοματισμός; Ποια πρότυπα εργασίας μπορούν να αυτοματοποιηθούν στη συνέχεια; Πώς έχει βελτιωθεί η ποιότητα και η έγκαιρη εργασία ως αποτέλεσμα αυτού του αυτοματισμού;

συμπέρασμα

Η εξ αποστάσεως εργασία δεν είναι ένα στυλ εργασίας, είναι ένας διαφορετικός τρόπος εργασίας και απαιτεί από όλους να συμμετέχουν ισότιμα ​​στη γεφύρωση των κενών και στην αποκάλυψη των ευκαιριών. Οι CIO θα πρέπει να καθοδηγούν τις ομάδες τους με τέτοιο τρόπο ώστε η εργασία να αναλύεται σε βασικές ροές εργασίας και αυτές οι ροές εργασίας θα πρέπει να επανεξετάζονται για να καθοριστεί ο καλύτερος τρόπος για να γίνει αυτή η εργασία. Η εργασία ολοκληρώνεται καλύτερα αυτοπροσώπως, εξ αποστάσεως, αυτοματοποιημένη ή συνδυασμός αυτών των τρόπων;

Με περισσότερη εστίαση στη ροή εργασίας και στον τρόπο με τον οποίο γίνεται η εργασία, υπάρχει η δυνατότητα να βρούμε κρυφές αποτελεσματικότητες που όχι μόνο θα κάνουν την εργασία πιο παραγωγική για τους απομακρυσμένους εργαζόμενους, αλλά και για όλους τους τύπους εργαζομένων.

Φωτογραφία από Αλί Γιαχία επί Ξεβιδώστε

Ενδιαφέρεστε να ακούσετε τους ηγέτες του κλάδου να συζητούν θέματα όπως αυτό και να μοιράζονται τις περιπτώσεις χρήσης τους; Παρακολουθήστε τη συστεγαζόμενη IoT Tech Expo, Έκθεση Blockchain, AI & Big Data Expo, Cyber ​​Security & Cloud Expo και 5G Expo World Series με επερχόμενες εκδηλώσεις στη Silicon Valley, το Λονδίνο και το Άμστερνταμ και εξερευνήστε το μέλλον της επιχειρηματικής τεχνολογίας.