ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΟΥ ΣΕ ΑΛΛΑΖΟΝΤΕΣ ΕΠΟΧΕΣ

BLOG Από τον Rhys Madoc, CEO, UHY International Οκτώβριος 2022

Η μεταβαλλόμενη φύση της εργασίας, που τροφοδοτείται από την πρόοδο της τεχνολογίας, την παγκοσμιοποίηση και τα παγκόσμια lockdown, σημαίνει ότι η καλή διαχείριση έργων είναι πιο σημαντική από ποτέ. Καθώς αυξάνεται ο αριθμός των επιχειρηματικών ομάδων που εργάζονται εξ αποστάσεως, οι τρόποι με τους οποίους δεσμεύουμε τους εργαζόμενους και αναπτύσσουμε τις διαδικασίες μας είναι ζωτικής σημασίας. Τι είναι όμως η διαχείριση έργου, πέρα ​​από το «να γίνει κάτι»;

Κατά την άποψή μου, η διαχείριση έργου βασίζεται στη χρήση συγκεκριμένων εργαλείων και δεξιοτήτων για την επίτευξη ενός τελικού αποτελέσματος, είτε πρόκειται για ένα κτίριο, μια διαδικασία πληροφορικής, μια απάντηση σε έναν διαγωνισμό, μια επέκταση της επιχείρησης ή έναν έλεγχο. Κάθε σχέδιο χρειάζεται ένα σχέδιο και κάθε σχέδιο έχει ορόσημα, ή βασικά στάδια, που χρειάζονται διαχείριση. Η διαχείριση έργου διαφέρει από τη συνήθη επιχειρησιακή διαχείριση γιατί υπάρχει πάντα ένας στόχος και ένα συμπέρασμα.

Η διαχείριση έργου θεωρείται πολύ συχνά ως «έξτρα», ωστόσο είναι θεμελιώδης για την επιχειρηματική επιτυχία. Πράγματι, η καλή διαχείριση έργου –ή η έλλειψή της– συνήθως ορίζει την επιτυχία ή την αποτυχία. Ένα ευρύ σύνολο δεξιοτήτων, αποτελεσματικές τεχνικές ηγεσίας και μια συλλογική νοοτροπία είναι απαραίτητα.

ΑΠΟ ΕΥΚΑΙΡΙΑ ΣΤΑ ΚΡΙΣΙΜΑ ΜΟΝΟΠΑΤΙΑ

Η διαχείριση έργου υπερβαίνει την απλή δημιουργία μιας λίστας και την εκτέλεση όλων. Υπάρχει ένα ευρύ φάσμα δοκιμασμένων μεθοδολογιών διαχείρισης έργων. Ορισμένες είναι πιο κατάλληλες για συγκεκριμένους κλάδους από άλλες, επομένως είναι σημαντικό να προσδιορίσετε την κατάλληλη για τις ανάγκες σας και να ταιριάξετε τις τεχνικές στην κλίμακα της πρόκλησης σας. Εδώ είναι μερικά που παρέχουν πολλή τροφή για σκέψη.

ΕΥΚΙΝΗΤΟΣ

Η ευέλικτη διαχείριση έργου είναι μια προσέγγιση που ορίζεται ως επαναληπτική (και όχι γραμμική) επειδή έχει μια πιο ευέλικτη προσέγγιση για την κατανομή έργων και διαδικασιών σε μικρά τμήματα ή επαναλήψεις. Στο πλαίσιο της προσέγγισης Agile χρησιμοποιούνται διάφορες τεχνικές για την αντιμετώπιση συγκεκριμένων προκλήσεων. Για παράδειγμα, Scrum είναι μια τεχνική Agile, όπου μια μικρή ομάδα με επικεφαλής τον α Scrum master εργάζεται για την άρση των εμποδίων σε επιχειρηματικά έργα ή δραστηριότητες. Οι εργασίες εκτελούνται σε σύντομες εκρήξεις – ή σπριντ – με την ομάδα που συναντιέται καθημερινά για να συζητάμε εργασίες και να επιλύουμε τυχόν προβλήματα. Οι τυπικοί επιχειρηματικοί χρήστες του Scrum περιλαμβάνουν τον χρηματοοικονομικό τομέα, την ανάπτυξη προϊόντων, τις κατασκευές, τη συμβουλευτική, το μάρκετινγκ και τους διακόπτες (για παράδειγμα, Airbnb και Uber).

PRINCE2 ΚΑΙ SIX SIGMA

Ένα παραδοσιακό βαρύ βάρος στην αρένα διαχείρισης έργων, Έργα σε ελεγχόμενα περιβάλλοντα – ΠΡΙΓΚΙΠΑΣ – είναι μια τεχνική που βασίζεται στη διαδικασία όπου η απόδοση του έργου υπόκειται σε συνεχείς ελέγχους, με περισσότερους πόρους που δεσμεύονται καθώς προχωρά το έργο. Ένα άλλο πολύ γνωστό εργαλείο είναι τα δεδομένα που βασίζονται και βασίζονται σε διαδικασίες Εξι Σίγμα δομή. Αυτό επικεντρώνεται σε μεγάλο βαθμό στις ανάγκες των πελατών και χρησιμοποιείται ευρέως σε διαφορετικούς κλάδους. Καθώς το Six Sigma εργάζεται για τον εξορθολογισμό και τη διατήρηση των επιχειρηματικών διαδικασιών, είναι δημοφιλές στον τομέα της μεταποίησης και των χρηματοοικονομικών υπηρεσιών.

ΑΝΑΛΥΣΗ ΚΡΙΤΙΚΗΣ ΔΙΑΔΡΟΜΗΣ

Η μέθοδος Critical Path Analysis (CPA) βασίζεται στη χαρτογράφηση όλων των πιθανών μονοπατιών προς μια λύση, των εργασιών που απαιτούνται για την ολοκλήρωση της καθεμίας και όπου αυτές εξαρτώνται από άλλες δραστηριότητες. Αυτό βοηθά στον καθορισμό του συντομότερου δυνατού χρόνου ολοκλήρωσης για ένα έργο και ποιες εργασίες μπορούν να καθυστερήσουν χωρίς να επηρεαστεί το αποτέλεσμα. Η CPA έχει μια ευρεία εφαρμογή στον τομέα, από την αεροδιαστημική έως τις επαγγελματικές υπηρεσίες έως την ανάπτυξη λογισμικού.

Η ΣΩΣΤΗ ΠΡΟΣΕΓΓΙΣΗ ΓΙΑ ΣΕΝΑ

Δεν λειτουργούν όλες οι τεχνικές διαχείρισης έργου για κάθε οργανισμό. Ο τρόπος με τον οποίο προσεγγίζουμε τα έργα πρέπει να καθορίζεται από πράγματα όπως οι στόχοι, ο προϋπολογισμός, η εταιρική κουλτούρα και η στάση των ενδιαφερομένων.

Στον παγκόσμιο κλάδο των επαγγελματικών υπηρεσιών μας, η ανάγκη για εργασία πέρα ​​από τα σύνορα ή συνεργασία με συναδέλφους σε διαφορετικές ζώνες ώρας αποτελεί επίσης σημαντικό ζήτημα. Πάντα με καθησυχάζει όταν βλέπω πόσο αποτελεσματικά συνεργάζονται οι εταιρείες-μέλη του UHY, για παράδειγμα, όπου κι αν βρίσκονται στον κόσμο. Η συνεργασία προς όφελος των πελατών είναι ένας από τους τέσσερις πυλώνες της στρατηγικής του δικτύου μας – και η καλή διαχείριση έργων είναι συχνά το κλειδί για αυτό.

Πιστεύω ότι οι τρόποι προόδου ευρείας κλίμακας επιχειρηματικών εξελίξεων που βασίζονται σε έργα είναι απίθανο να αλλάξουν σύντομα. Καθώς τα εργασιακά περιβάλλοντα συνεχίζουν να εξελίσσονται, οι προϋπολογισμοί γίνονται πιο περιορισμένοι και τα χρονοδιαγράμματα συμπιέζονται, η ζήτηση για καλές δεξιότητες διαχείρισης έργου θα αυξηθεί και μπορεί να αποδείξει τη διαφορά μεταξύ επιτυχίας και αποτυχίας.

---

Ευχαριστίες εικόνας:

Πίνακας έργου – Jason Goodman στο Unsplash

Σημειώσεις έργου – iStock.com/akinbostanci

Συνεργασία – UHY International